CUATRO PASOS PARA LOGRAR LA TRANSFORMACIÓN
CÁTEDRA TRANSFORMACIÓN COLABORATIVA
Javier González de Herrera
Si pretendemos alcanzar un proceso de transformación en nuestra Organización, más allá de las particularidades de cada entidad, sector, coyuntura, tamaño, etc., es posible unificar el diseño del modelo hacia dicha transformación en un modelo común de cuatro pasos.
La simplificación es una forma muy elegante de ser sofisticados. Hay numerosas virtudes cuando se “paquetiza” un modelo de gestión. Algunas pueden ser:
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- Se lidera el proceso desde una Visión compartida
- Se alcanzan los resultados desde la implicación y el esfuerzo del Sistema, no sólo de los promotores.
- El Equipo se hace Responsable (1+1 > 2), y pasamos del “yo pienso, tu ejecutas”, al “todos/as pensamos/as, todos/as ejecutamos/as”
- Existe una planificación (flexible) del proyecto desde el inicio
- Se trabaja con herramientas innovadoras y un lenguaje común
- Se hace un análisis profundo y no desde diagnósticos superficiales
- Se diseñan soluciones acordes a las necesidades
- Existe un compromiso personal con cada solución
- Se descubren nuevas potencialidades y liderazgos
- Se seleccionan los mejores apoyos internos y externos
- Se puede medir y evaluar resultados a corto, medio y largo plazo
- Las “cosas” ocurren y los resultados se alcancen
- La Organización madura y se autogestiona, generando hábitos de agilidad ejecutiva que permanecerán en la “manera de ser” de la empresa
Desde nuestra Cátedra, proponemos una estrategia de actuación basada en 4 pasos, adaptable a cualquier Organización, integrando un modelo ya testado en numerosas empresas, acompañando a la entidad y a las personas clave, y adaptando el modelo a la realidad del cliente, contribuyendo, desde nuestro expertise, al éxito de la misión y visión del Proyecto.
Brevemente expuestos, los cuatro pasos son:
1. Movilización del equipo
2. Diagnóstico / Decisión
3. Diseño de soluciones
4. Gestión de la realidad y agilidad ejecutiva.
Como herramienta de agilidad ejecutiva para lograr Objetivos esenciales para la Organización, debe afrontarse atendiendo a estas observaciones previas:
- Este proceso es un desarrollo, y por lo tanto requiere cumplir una serie de etapas.
- Las etapas tienen su secuencia y cada una necesita su tiempo de implementación
- Saltarse pasos solo crea la ilusión de ir más rápido, y no solo no producen los resultados esperados, sino que puede tener efectos contraproducentes para la Organización
- La falta de experiencia en la renovación de Organizaciones supone que hasta las personas más capacitadas suelen cometer graves errores. De ahí la recomendación en apoyarse sobre un modelo y un expertise.
En resumen, cada paso puede definirse así:
Paso 1: Movilización del equipo
1) En qué consiste:
- Definición de la Visión. La fase de Movilización comienza con una reunión con la Dirección General, en la que se definen los motivos de la necesidad de la implantación del Proyecto PLUS: Qué se quiere conseguir.
- Selección del Equipo Motor. Partiendo de dicho objetivo general, y de sus metas asociadas, se realiza la selección de los miembros del Equipo Motor (EM) a partir de Competencias Clave y del perfil personal para que garantice la diversidad (DISC).
- Definición de la Visión Compartida y formulación de Objetivos. Este EM se encargará de definir la Visión Compartida y los Objetivos de Gestión (OG) del Proyecto a C/M plazo, así como la Planificación General, Comunicación interna y externa, y el Modelo de Seguimiento del Proyecto.
- Creación de los Equipos de desarrollo. El EM realizará la selección de los miembros de los Equipos de Desarrollo (ED) a partir de Competencias Clave y del perfil personal que garantice la diversidad (DISC). En estos ED, se delegará la consecución de parte de los OG. Los ED replicarán los modelos y herramientas generados por el EM, adaptándolos a la realidad de cada Objetivo y Equipo.
Para la selección de los miembros del Equipo Motor, y su reflejo en los diferentes equipos, nos basaremos en las CCP (Competencias Clave Plus), que deben tener las personas seleccionadas como ejecutivas que forme parte de este EM. Recordemos que una competencia es un “Comportamiento Excelente”, basado en la fórmula:
Excelencia = (C+E+H) *A
Ofrecemos todo un modelo de gestión competencial completo para seleccionar, evaluar y desarrollar el desempeño de estas competencias.
Paso 2: Diagnóstico / Decisión
Una vez definido dónde queremos llegar, profundizaremos desde la responsabilidad individual y colectiva en el diagnóstico de la realidad. Es decir, identificar qué aspectos de hoy no se están consiguiendo, o se están logrando, pero de manera insuficiente, y también cuáles están suponiendo una barrera o dificultad para alcanzar la Visión.
1) En qué consiste:
- Haciendo protagonistas de este paso al EM y a los ED, y en apoyos externos, se profundizará en el análisis de la realidad mirando en todas direcciones, radiografiando resultados, organización procesos, recursos, al universo cliente, ámbito económico, … en resumen se trata de diagnosticar de la manera más completa posible, para identificar las “enfermedades, achaques, prevenciones, …” que la Organización necesitar acometer y solucionar.
- La mejor evidencia del trabajo en esta Fase es Disponer de un informe completo, entregable y fácilmente entendible de todos los “asuntos a solucionar”, y priorizarlos por su urgencia/importancia/posibilidad.
Paso 3: Diseño
A partir de la fase de diagnóstico anterior, y desde la priorización identificada para cada asunto, las personas, a través de los diferentes equipos, se hacen responsables de diseñar las mejores soluciones para cada GAP, y trazan la “hoja de ruta” de cada solución. Las claves de esta fase se concentran en la expresión PECAS:
– Posibilidad
– Esfuerzo
– Creatividad
– Alineamiento
– Sensatez
1) En qué consiste:
- Tanto el EM como los ED desafían los problemas y necesidades ideando y decidiendo cómo afrontarlos, y qué hacer en cada caso. Será necesaria la creatividad, por lo que no puede haber una propuesta de solución única para problema, y a partir de ahí, analizando desde la racionalidad y el enfoque PECAS la factibilidad de las opciones.
- Una vez seleccionadas las opciones, será esencial la redacción de la Hoja de Ruta, en un formato ágil, donde queden claramente identificados los compromisos (Qué, quién, cuándo) y que permita la medición del éxito de los pasos diseñados.
- Cada Hoja de Ruta estará compartida en la herramienta colaborativa correspondiente. La Organización se hace corresponsable, así que cada uno/a asume su parte de responsabilidad individual.
Paso 4: Gestión de la realidad y agilidad ejecutiva
Este paso representará el mayor porcentaje de tiempo durante el desarrollo del proyecto, y es dónde la Organización “se la juega”. Los pasos anteriores tienen un alto componente “teórico”, y ahora se pasará a lo “práctico”. Es decir, gestionar la realidad, donde se comprobará si el diagnóstico y el diseño han sido adecuados, y dónde habrá que desplegar toda la agilidad ejecutiva necesaria para cubrir los GAP que se vayan encontrando entre las situaciones deseadas y las reales.
1) En qué consiste:
Los proyectos y planes de acción diseñados se ponen en marcha. A partir de este momento, las herramientas de medición deben alimentarse y estar actualizadas, para la evaluación continua del EM y de los ED. Y esta evaluación pondrá en marcha acciones correctivas, de mejora, consolidación, políticas de reconocimiento, etc. En definitiva, se afrontará con la agilidad necesaria el inevitable conflicto entre lo que está ocurriendo, y lo que debería estar ocurriendo.
Esta fase se sustenta en los espacios de seguimiento del EM y los ED, y en la agilidad ejecutiva tras las evaluaciones pertinentes. Al mismo tiempo, hay dos herramientas presentes de manera permanente:
- Acompañamiento indovidual y a equipos desde el coaching, comenzando por la propia Dirección del proyecto (Dirección General o en quien se haya delegado)
- Feedback 360. En esta fase despliega por toda la organización, de manera formal e informal, ya que será el elemento fundamental, más allá de los datos de los Cuadros de Mando, para la toma de consciencia y responsabilidad para la acción.
Cuatro pasos a través de un modelo simple, que no sencillo, concreto, y entendible que facilita la labor más compleja del liderazgo en el tiempo actual, la transformación del sistema ante la realidad líquida que vivimos en nuestros días.
Javier González de Herrera Carrillo
Director de la Cátedra de transformación colaborativa